miércoles, 12 de octubre de 2011

Para elaborar Balance General y Estado de Resultados



A partir de un listado balance de comprobacion por terceros generado desde el aplicativo contable Cg1 en su versión 5 u 8.5, archivo CG03013 o UFCG1041 respectivamente, dependiendo de la versión que utilice. Macro desarrollada por Alejandro Quiceno García, todos los derechos reservados.
El popular sistema contable CG1


Todos los que manejan el software contable CG1, para hacer sus trabajos generan archivos planos y los bajan a Excel. Ahora puede tomar ese archivo plano y con una macro armar en segundos el balance general y el estado de resultados.







Introducción:
Un listado balance de comprobación contiene toda la información relacionada con el ente económico y es la base de los libros oficiales y los estados financieros de propósito general, entre otros. Por lo tanto, conociendo que la información de la compañía está contenida en este informe, es posible trabajarla de manera automática con ayuda de las macros de Excel y crear en pocos segundos  el informe Balance General y un Estado de Resultados.

 
Estas macros son útiles entre otras cosas para saber:


Como Auditor: Si el balance que le están pasando en Excel contiene cifras tomadas fielmente de los estados financieros. Al recrearlo nuevamente en segundos le brinda mayor confiabilidad y seguridad sobre las cifras auditadas.
Para los casos en los cuales las cuentas manejan terceros, es útil para revisar y profundizar cómo se encuentran los saldos y movimientos de las cuentas. Una cuenta a nivel de grupo puede verse razonable, pero al abrirla a nivel de terceros puede encontrar algunos con saldo negativo que se compensan con los positivos, o saldos demasiado viejos sobre los cuales podría observarse ninguna gestión.

Como Contador: Ver cómo quedaría el Balance y el PyG con datos tomados fielmente de la contabilidad, incluyendo ajustes de ultimo minuto. Puesto que la macro toma los datos de las cuentas, muestra la realidad de las mismas, incluidos pequeños saldos que persisten mes tras mes y que por lo general "se ajustan" solo a nivel de Excel, mas nó de la contabilidad, al momento de presentar el informe a quien lo solicita.

Porque esta macro es importante.
Imagínese que es viernes 5 de la tarde. Como es normal para todos, tiene un plan recreativo en la noche, o sencillamente no ve la hora de irse a descansar. Pero en ese momento su jefe lo llama y le dice que necesita un Balance para yá. Usted acepta, porque es el jefe  y tiene el poder de despedirlo, sobretodo sabiendo que hay tanto Contador por allí dispuesto a regalarse por nada, por no mencionar a los Contadores recien egresados que acaban de obtener la tarjeta profesional. No habrá necesidad de que monte en cólera. Cuando le vuelvan a pedir un balance para Yá, no pasará ninguna afugia ni el stress de la presión de tener que hacer un esfuerzo adicional para hacer el trabajo. Podrá decirle al Gerente o Representante legal que, si bien están pendientes unos ajustes que espera que le reporte un área rezagada, tiene un balance con la información registrada de último minuto.


Usted reconoce que armar el balance general tarda un tiempo importante, de mas o de menos horas .Por lo general los aplicativos lo generan, pero no es en un formato de buena presentación, listo para la firma del representante legal, el contador y el revisor fiscal si hay lugar. Pero no es por esta sola razón que esta macro es importante. Tambien es importante por lo que le enuncio a continuación:

Para apoyar el cumplimiento al artículo 37 de la ley 222 de 1995 :
El artículo 37 de la Ley 222 de 1995 se refiere a los estados financieros certificados en los siguientes términos: “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”.

Nota de Alejandro Quiceno García:
Se debe precisar que los libros actualmente están contenidos en el software contable del ente económico.

Para apoyar el artículo 57 del decreto 2649 de 1993:
"Art. 57. Verificación de las afirmaciones. Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.
Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:
Existencia _ los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.
Integridad _ todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.
Derechos y obligaciones _ los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
Valuación _ todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
Presentación y revelación _ los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados."       
 

Para apoyar el artículo 10 de la ley 43 de 1990:
ARTICULO 10. DE LA FE PUBLICA. 
La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registrados en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.                           
PARAGRAFO. Los Contadores Públicos, cuando otorguen Fe Pública en materia contable se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil a que hubiere lugar conforme a las leyes.                           
 

Descripción de la macro:                           
Esta macro convierte el listado balance de comprobación por terceros que genera el aplicativo contable CG1, y en lugar de enviarlo a la impresora lo manda por la opción disco,  convierte el listado archivo plano en una base de datos, un balance y un pyg.

El listado balance de comprobación debe ser por terceros con totales por abajo, sin moneda extranjera: 
Se necesita que el balance de comprobación tenga todas las clases de cuentas: Esto es, cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos, costos, costos de producción. 
Debe, por lo menos tener Ingresos operacionales, (cuenta 41) Gastos o Costo de ventas. 
Indispensable que el balance esté cuadrado. Hay listados que se generan con descuadre. Verifique  la última línea antes de correr la macro.
Nota: Mes a mes los costos de producción DEBEN de cerrarse, si no los cierra, el PyG no le cuadrará contra el resultado del ejercicio.
Que no hace la macro:             
En un balance, por lo general la presentacion del activo y pasivo se divide en corriente y no corriente. Dadas las limitaciones del plan único de cuentas colombiano, si su empresa tiene cuentas por cobrar o inversiones o pasivos a largo plazo, deberá reclasificarlas manualmente. Normalmente despues de revisar estas cuentas a veces de la mano de los auditores es que se hacen las reclasificaciones en la hoja de calculo producida. De acuerdo al Plan Único de  Cuentas PUC, después de la propiedad, planta y equipo, la unica cuenta que se considera corriente son los gastos pagados por anticipado.
Costo: 120 mil pesos 
Garantía: En el evento de que la macro no opere correctamente en su archivo se hace corrección al lenguaje de programación visual basic que dá las instrucciones a Excel para que ejecute el trabajo.
Informes generados: La siguiente es una imagen ejemplo de un listado balance de comprobacion por terceros con totales por abajo generado por el sistema CG1 enviado por la opción disco, visualizado con el programa bloc de notas o wordpad:
Despues de ejecutar la macro y en unos cuanto ssegundos, el siguiente es un ejemplo de como queda la hoja Activo que se genera en Excel: